Etkili Toplantı Nasıl Düzenlenir?

Toplantılar, iş hayatında önemli bir yer tutar. Doğru şekilde organize edildiğinde, bilgi paylaşımı, fikir alışverişi ve ortak karar alma için ideal bir ortam sunarlar. Ancak, birçok toplantı plansız ve verimsiz bir şekilde yürütülür. Bu da zaman kaybına, hayal kırıklığına ve hatta başarısızlığa yol açabilir.

Jeff Bezos'un 3 Kuralı

Amazon'un kurucusu Jeff Bezos, verimli toplantılar için 3 temel kural belirlemiştir:

1. İki Pizza Kuralı: Toplantıya, iki pizza ile doyabilecek kadar insan katılmalıdır. Bu, genellikle 6-10 kişiyi ifade eder. Daha az insanla daha verimli bir toplantı yapabilirsiniz.
2. Boş Sandalye Kuralı: Toplantı odasında, her zaman bir sandalye boş bırakılmalıdır. Bu sandalye, toplantıda temsil edilmeyen müşteriyi simgeler. Her kararın ve tartışmanın müşteriye nasıl bir etkisi olacağını göz önünde bulundurmak önemlidir.
3. PowerPoint Yasak: Bezos, PowerPoint sunumlarını yasaklamıştır. Bunun yerine, katılımcılara önceden dağıtılacak 2-6 sayfalık yazılı bir metin hazırlanmalıdır. Bu, daha net ve öz bir iletişime yardımcı olur.

Bezos'un 5 Adımlı Yöntemi

Bezos'un 3 kuralına ek olarak, verimli toplantılar için 5 adımlı bir yöntemi de vardır:

1. Küçük Tutun: Toplantıya sadece 6-8 kişi davet edin.
2. Detaylı Bir Metin Yazın: Görüşlerinizi savunan 6 sayfalık bir metin hazırlayın. Madde işaretleri kullanmayın.
3. Çalışma Salonu ile Başlayın: Toplantının ilk 20-30 dakikasını metni sessizce okumaya ayırın.
4. Açık Tartışmaya Girin: Tartışmaktan ve zor sorular sormaktan çekinmeyin.
5. Eylem Öğeleri ile Bitirin: Her toplantıyı net bir şekilde tanımlanmış bir sonraki adım, sorumlular ve son tarihler ile bitirin.

Ek Tavsiyeler

• Toplantıdan önce bir gündem hazırlayın ve dağıtın. Bu, katılımcıların nelerin ele alınacağını bilmelerini ve buna göre hazırlanmalarını sağlar.
• Toplantıyı zamanında başlatın ve bitirin. Katılımcıların zamanına saygı duyun.
• Toplantıda odaklanın ve dikkatinizin dağılmasına izin vermeyin.
• Herkesin katılmasını teşvik edin.
• Toplantıdan sonra notları dağıtın ve eylem öğelerini takip edin.

Etkili Toplantı Moderatörü Olmak

Etkili bir toplantı moderatörü olmak için şunlara dikkat etmeniz gerekir:

• Toplantıyı planlayın ve organize edin.
• Toplantıya zamanında başlayın ve bitirin.
• Tartışmayı yönetin ve konuyu dağılmadan tutun.
• Herkesin katılmasını teşvik edin.
• Kararlar alın ve sonraki adımları belirleyin.
• Toplantıdan sonra notları dağıtın.

Özetle, etkili toplantılar düzenlemek için planlama, organizasyon ve moderasyon önemlidir. Bezos'un 3 kuralı ve 5 adımlı yöntemi, verimli ve sonuç odaklı toplantılar düzenlemenize yardımcı olacaktır.

Ek Öneriler:

• Toplantıya katılanlardan önceden fikirlerini veya önerilerini paylaşmalarını isteyebilirsiniz.
• Toplantı sırasında anket veya oylama araçları kullanarak katılımcıların geri bildirimlerini alabilirsiniz.
• Toplantıdan sonra katılımcılardan geri bildirim toplamak için bir anket gönderebilirsiniz.

Verimli toplantılar düzenleyerek zamanınızı ve enerjinizi daha iyi kullanabilir, daha iyi kararlar verebilir ve daha iyi sonuçlar elde edebilirsiniz.